Medewerker Frontoffice bij Team Administratieve Ondersteuning

Vind jij het leuk om de inwoners van de Veiligheidsregio Utrecht te helpen met hun vragen? Vind je het heerlijk om te werken met systemen en krijg jij energie van onderdeel uitmaken van een team dat volop in ontwikkeling is? Ben jij beschikbaar voor 16 tot 32 uur in de week? Wij zijn op zoek naar een collega:

Medewerker Frontoffice

Wat ga je doen?

’s Ochtends open je je laptop en log je direct in voor je telefoondienst. Zo ben je goed bereikbaar voor de eerste vragen van de dag. Daarna pak je er een kopje thee bij en open je het zaaksysteem (dit is het softwaresysteem dat we gebruiken). Je verwerkt binnengekomen adviesaanvragen en zet deze door naar onze adviseurs zodat zij ermee aan de slag kunnen. Vervolgens doorloop je de mailboxen en begin je alvast met het beantwoorden van e-mails die jij zelfstandig weet te af te handelen. Op één van de vragen heb je niet gelijk antwoord, dus je  overlegt met een collega op de afdeling Brandveilig Leven om te kijken of je zo wel duidelijkheid kan krijgen. Daarna belt een teamgenoot je via Teams, jullie hebben een kort overleg en helpen elkaar vooruit.

Als medewerker frontoffice zorgt je ervoor dat het adviesproces soepel loopt door adviesaanvragen te verwerken en het zaaksysteem te vullen met correcte informatie. Daarnaast ben jij aanspreekpunt voor zowel interne als externe vragen. Van vragen over het plaatsen van laadpalen in parkeergarages tot meldingen van brandonveilige situaties. Jij weet de weg naar het juiste antwoord en daarmee help je onze inwoners verder.

Wie ben jij?

Onze ideale kandidaat is een kei in de Nederlandse taal. Jij weet je goed uit te drukken in woord en geschrift. Het is belangrijk dat je onze interne collega’s en externe partijen goed te woord kunt staan.

Daarnaast ben jij iemand die makkelijk het gesprek aan gaat binnen de organisatie en uit eigen initiatief collega’s opzoekt. Daarbij is het belangrijk dat jij je zeker voelt in het contact met mensen die je (nog) niet kent. Zo ga je zelfstandig op zoek naar de juiste collega voor je vraag.

Je bent goed in plannen, organiseren en coördineren. Soms kan het werk hectisch zijn, er kunnen bijvoorbeeld ineens veel verzoeken binnenkomen via ons softwaresysteem of de telefoon staat ineens roodgloeiend. Daar speel jij goed op in door duidelijke prioriteiten te stellen en door vooruit te denken.

Ook weet jij flexibel om te gaan met die variërende werkdruk. Op rustigere tijden ga je bijvoorbeeld actief op zoek naar verbeteringen in het werkproces. Als je geconfronteerd wordt met onverwachte vragen en situaties waar je niet gelijk op kunt antwoorden, weet jij jouw hoofd koel te houden en op zoek te gaan naar de persoon die wèl kan helpen.  

Het team administratieve ondersteuning is volop in ontwikkeling. Volgend jaar zal de focus liggen op het verbeteren onze externe dienstverlening. Er zal hiervoor intern intensiever samengewerkt worden met andere dienstverleners binnen de organisatie. Er wordt ook een nieuw klantencontactsysteem geïntroduceerd om binnenkomende externe vragen in te registreren. Wij zouden het leuk vinden als jij je bijdrage wilt leveren aan deze nieuwe ontwikkelingen.  Je hoeft geen specifieke of diepgaande kennis te hebben van IT om hieraan bij te dragen, wij nemen je mee in het proces.

Verder is het belangrijk dat je:

• aantoonbare ervaring hebt met Word, Excel, MS Teams en Outlook;
• beschikking over een auto hebt of makkelijk met het OV naar onze diverse locaties reist;
• beschikbaar bent op woensdagen en vrijdagen; 
• goed bent in je nieuwe systemen snel eigen te maken. Ervaring met ons zaaksysteem RxMission is mooi meegenomen maar niet vereist.

Wij bieden je…

• een functie die is ingedeeld in schaal 6 (minimaal €2.368,- tot maximaal €3.500 bruto per maand) voor 36 uur per week. Inschaling is afhankelijk van jouw kennis en werkervaring;
• een individueel Keuze Budget (IKB) van 18,63% over je jaarsalaris. Je bepaalt zelf waaraan je dit wilt besteden. Bijvoorbeeld voor het kopen van extra verlofuren of het volgen van een opleiding;
• 187,2 uur verlof op basis van een 36-urige werkweek;
• de mogelijkheid om hybride te werken: een fijne balans tussen thuiswerken en op kantoor zijn;
• een reiskostenvergoeding of een thuiswerkvergoeding;
• een uitstekende pensioenregeling via het ABP;
• de mogelijkheid om deel te nemen aan de collectieve aanvullende ziektekostenverzekering bij IZA, Menzis en CZ.
  

Wij zijn de Veiligheidsregio Utrecht

Of je nu branden blust of werkt op kantoor: bij de VRU werken mensen met een passie. Een passie om levens te redden, om incidenten te voorkomen en te bestrijden. Mensen met een helder hoofd en een hart dat klopt voor de goede afloop. Vanuit vertrouwen werken we samen en nemen we eigenaarschap!

Je komt te werken bij het Team Administratieve Ondersteuning. We zijn een divers team dat verspreid over de hele regio aan de slag is. Toch weten we elkaar elke dag goed te vinden, via Teams of in het echt voor bijvoorbeeld ons tweewekelijkse werkoverleg. We vinden het belangrijk dat we elkaar goed kennen en ondersteunen elkaar waar nodig. We investeren actief in een goede werksfeer en hopen dat jij daar binnenkort ook profijt van hebt!

Interesse?

Spreekt deze vacature jou aan? Vergeet niet te solliciteren! Stuur je sollicitatie zo snel mogelijk in via onderstaande button. Deze vacature blijft open totdat er een geschikte kandidaat gevonden is.

Heb je nog vragen of wil je meer weten over deze functie? Neem gerust contact op met Lisette Letteboer, Teamleider Team Administratieve Ondersteuning, via l.letteboer@vru.nl of bel naar 06-38997288, we vertellen je graag meer! We zijn op zoek naar een nieuwe collega die zo snel mogelijk kan beginnen.

Veiligheidsregio Utrecht is volop in ontwikkeling om diverser en inclusiever te worden. We nodigen iedereen met talent uit om samen met ons deze stappen te zetten, ongeacht achtergrond, identiteit of overtuiging.

Goed om te weten

Deze vacature is gelijktijdig intern en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid krijgt de interne kandidaat voorrang.

De aanvraag Verklaring omtrent het gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van deze selectieprocedure.

Door te solliciteren geef je de VRU toestemming voor het verwerken van jouw gegevens. In onze privacyverklaring staat hoe wij zorgen dat jouw gegevens veilig en gericht verwerkt worden.

Acquisitie naar aanleiding van de vacature wordt niet op prijs gesteld.