Foto van feestende mensen, decoratief

Evenementenveiligheid

Er komt best wat kijken bij het organiseren van een evenement. Naast dat een evenement gezellig is, wil je ook dat het veilig verloopt. Op deze pagina lees je alles over het organiseren van een veilig en gezond evenement.

De VRU adviseert de 26 Utrechtse gemeenten over veiligheid en gezondheid bij vergunningsplichtige evenementen, van grote dance-evenementen tot kleine bijeenkomsten. Nadat een organisator een evenementvergunning aanvraagt bij een gemeente, kan deze gemeente advies vragen aan de Brandweer en de GHOR. Beiden geven een risicogericht advies. Dit wordt gebundeld naar de gemeente gestuurd.

Het evenementenproces uitgelegd

Je vraagt de evenementenvergunning aan bij de gemeente waarin je het evenement organiseert. Elke gemeente hanteert een vastgesteld evenementenbeleid. Deze vind je op hun website.
Voordat de gemeente de vergunning afgeeft, zijn er een aantal stappen die doorlopen moeten worden. Hieronder vind je een stapsgewijze toelichting.

1. Aanvraag en indieningstermijnen

De evenementenorganisator dient een vergunningsaanvraag in bij de gemeente. Gemeenten bepalen zelf hoeveel weken van te voren de aanvraag ingediend moet zijn. Dit heet de indieningstermijn. Gemiddeld is dit minimaal 8 weken voor kleinere (A) evenementen en minimaal 12 weken voor grotere (B&C) evenementen.

2. Aanvraag in behandeling

De gemeente neemt de aanvraag in behandeling. Als de aanvraag niet volledig is, wordt aan de organisator gevraagd de aanvraag aan te vullen. Als de aanvraag niet op tijd is, wordt hij afgewezen.

3. Risico’s

De gemeente bepaalt of het een A, B of C evenement betreft. Dit hangt af van het aantal bezoekers, het soort evenement, de tijdsduur, het tijdstip, de locatie en de bereikbaarheid.

De vervolgstappen hangen af van de risico’s en risicocategorie. A evenementen zijn risico-arm. Hierbij is het vergunningsproces korter, omdat deze aanvragen niet langs hulpdiensten hoeven. B en C evenementen zijn risicovol. Hiervoor is een advies van de hulpdiensten vereist. Daardoor duurt het vaak langer voordat een vergunningsaanvraag beoordeeld wordt.

4. Advies vragen bij Veiligheidsregio

Bij B en C evenementen vraagt de gemeente advies aan de brandweer en de GHOR. Zie de pagina van de brandweer en GHOR voor meer informatie over het advies.

Wil je weten waarover de brandweer adviseert?

De brandweer heeft een adviserende rol en richt zich op een aantal brandveiligheidsaspecten bij de organisatie van evenementen.
Lees verder over de brandweer en evenementenveiligheid
Foto van COPI en kofferbakoverleg

Wil je weten waarover de GHOR adviseert?

De GHOR adviseert gemeenten over gezondheidskundige aspecten bij evenementen. Een advies van de GHOR bevat richtlijnen voor de geneeskundige hulpverlening.
Lees verder over de GHOR en evenementenveiligheid

5. Advies geven

Als de brandweer en de GHOR alle informatie hebben, stellen ze een maatwerkadvies op. De vergunningsaanvraag wordt op risico’s beoordeeld. Het doel van het advies is om de risico’s terug te brengen tot een aanvaardbaar risico niveau. De brandweer en GHOR bundelen het maatwerkadvies en sturen dit naar de vergunningverlener van de gemeente.

6. Verlenen van de vergunning

Nadat de gemeente alle informatie en adviezen heeft verzameld, krijgt de organisator het besluit toegestuurd. Hierin staat of de vergunning wordt verleend.

7. Het evenement

Het evenement vindt plaats.

8. Schouwen

Mogelijk vindt er vlak voor of tijdens het evenement een schouw plaats. De schouw is een controle om te kijken of alles voldoet aan de vergunningsvoorschriften. Als de wens er is om te schouwen, zal de brandweer en/of GHOR dit in het advies kenbaar maken.

Veiligheidsplan

Soms blijkt na de risico-inventarisatie dat je een veiligheidsplan of calamiteitenplan moet indienen. Informeer bij de desbetreffende gemeente wanneer dit moet. De meeste gemeenten hebben daarvoor een format dat je kunt gebruiken. Kies de onderdelen van het format veiligheidsplan uit die voor jouw evenement van toepassing zijn.

In het veiligheidsplan beschrijf je welke veiligheidsmaatregelen je neemt tijdens het evenement. Hierin geef je aan wat je doet voor de bezoekers, medewerkers, artiesten en omgeving. Stel jezelf de volgende vragen:

  • Welke middelen moeten aanwezig zijn om het evenement veilig te laten verlopen?
  • Welke personen zijn waarvoor verantwoordelijk?
  • Wat moet er gebeuren in het geval van calamiteiten?
  • Hoe moet het organisatieteam reageren bij noodsituaties?

Er zijn diverse hulpmiddelen voor het opstellen van een veiligheidsplan. Een geschikt hulpmiddel is het Nederlandse Handboek Evenementen Veiligheid (NHEV)

Adviezen en folders voor specifieke evenementen en thema’s

Onderstaand vind je een infographic, folders en adviezen voor specifieke evenementen en een aantal belangrijke thema’s.

Evenementenzorgverlening

De Veldnorm Evenementenzorg (VNEZ) verschaft duidelijkheid over wat goede evenementenzorg is.

Lees meer informatie over Veldnorm Evenementenzorg

Preventie gehoorschade

Lees alles over gehoorschadepreventie

Hygiëne richtlijnen

Een organisator is verantwoordelijk voor het naleven van de Hygiënerichtlijn voor Evenementen: https://www.rivm.nl/hygienerichtlijnen/evenementen

Indien er op je evenement voedsel wordt bereidt en verkocht dient er gewerkt te worden volgens de ‘Checklist Veilig omgaan met eten op markten en evenementen’

Norm voor tattoo en piercing:

Lees hier de EU-normen voor tatoeëren en piercen.

Hoe ga je om met extreem weer op evenementen?

Lees de blog "omgaan met extreem warm weer op evenementen"

Niet gevonden wat je zocht?
Ga voor een volledig overzicht van brandweerfolders naar https://brandweer.nl/folders/