Migratiedag Meldkamer Midden-Nederland: steeds stiller in Utrecht en Lelystad

Losse eilandjes

De opdracht van het ministerie was duidelijk: terug van ruim twintig naar tien meldkamers in Nederland. Voor Nick is het waarom glashelder. “Je ziet ook echt de meerwaarde. Op een stormdag aan de kust is het code oranje, dan zijn de meldkamers daar hartstikke druk en stroomt 112 vol. Met de nieuwe technieken kunnen wij nu heel makkelijk die 112-meldingen aannemen, verwerken en daarmee andere meldkamers ondersteunen. Die techniek is veel beter ingericht op landelijk niveau.” En het gaat verder dan alleen 112. “Ook op technisch vlak is de ondersteuning sterker. We zijn nu aangesloten op één organisatie, de Landelijke Meldkamer Samenwerking (LMS), die de techniek beheert van de meldkamer dus de expertise groeit enorm met tien meldkamers in plaats van allemaal losse eilandjes. Je bent nu één grotere organisatie geworden. We zijn als tien meldkamers echt met elkaar verbonden.”

Minder regiogrenzen

Die verbondenheid heeft ook gevolgen op het personele vlak. “We hebben gewoon goede continuïteit van de meldkamer. Je ziet ook dat er arbeidskrapte ontstaat, maar doordat we nu met minder meldkamers werken, is het qua personeel echt een verbetering.” En ook op operationeel niveau verandert er iets belangrijks. “Je hebt minder regiogrenzen. Dus bij incidenten op een grensgebied, waar je vroeger nog tussen wal en schip kon belanden, pakken we het nu gewoon op als één samenwerking. We hebben mooie voorbeelden zoals met de rietenkapbrandbestrijders. Vroeger zat daar verschil tussen regio’s. Nu hoop ik dat echt te kunnen oplossen. Grensgevallen krijgen meer aandacht.”

Van koffie naar koers

Wat op papier overzichtelijk lijkt, terug van ruim twintig naar tien meldkamers, blijkt in de praktijk een project van jaren. Een knelpunt zit lang in de locatiekeuze, die maar niet van de grond komt. “Wij zijn de laatste meldkamer die harmoniseert. Je denkt dat de draaiboeken wel klaarliggen, maar veel moesten we alsnog uitvinden”, lacht Nick. Hoe je dan van A naar B gaat, als niemand precies weet hoe B eruitziet? “Met heel veel bakjes koffie drinken. Met directie, medewerkers, iedereen.” Nick en zijn projectteam bezoeken meldkamers in het land, luisteren naar ervaringen en verzamelen perspectieven. “De LMS helpt met planning, bouw en techniek, maar wat het betekent voor je eigen mensen en organisatie, dat moet je zélf doen.” Daarom kiest het team bewust voor een andere aanpak: eerst harmoniseren, dán verhuizen. “We harmoniseren eerst, arbeidsvoorwaarden, roosters en werkprocessen, en komen pas daarná fysiek samen. Vandaag verandert dus niet ineens alles. We zitten nu alleen op dezelfde plek.”

Open aanpak

Samen met projectleider Martin Overeem bouwt Nick een stevig projectfundament met deelprojectleiders, werkgroepen en een transparante samenwerking met de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR). Alles draait om communicatie, vertrouwen en duidelijkheid. “Niet iedereen is het altijd met je eens, maar het is wél duidelijk welke kant je opgaat. Dat is voor ons heel belangrijk geweest. We kiezen steeds de beste werkwijze. De ene keer is het van Lelystad, de andere keer van Utrecht en soms is het een hele nieuwe methode”, legt hij uit. “We kozen bewust voor een open aanpak: de voorzitter van de BOR zat vanaf het begin bij het projectteam aan tafel. Daardoor was er wederzijds vertrouwen, openheid en directe uitwisseling. Dat werkte. Hij wist goed te vertalen wat er speelde, waar zorgen zaten en andersom kwamen signalen vanuit het team direct bij ons binnen. Dat is misschien wel een van de grootste winsten van dit hele project geweest.”

Printpapier

Het is een grote uitdaging: twee meldkamers operationeel houden, dagelijkse roosterproblemen oplossen én tegelijk bouwen aan één nieuwe, gezamenlijke meldkamer. “Op een gegeven moment heb je drie locaties: Utrecht, Lelystad én Hilversum. Dan wil je overal zichtbaar zijn, maar ben je ineens voor iedereen net te weinig aanwezig. En dan hoor je: ‘Nick, ik zie je nooit.’ Dat is lastig.” Hij pauzeert even. “Dat is het grootste knelpunt geweest. Je wilt er zijn voor je mensen, horen wat er speelt en leeft op de werkvloer, maar het project slokt je op. En dan verlies je bijna de aandacht voor je eigen team.” Juist dan leert hij het belang van de dagelijkse dingen. “Ik weet nog dat iemand naar me toe kwam: het printpapier is op. Ik had mijn hoofd vol met grote beslissingen en dacht: is dát nou het probleem? Maar voor die collega wás dat op dat moment het probleem. En dus moet je daar aandacht voor hebben. Dat heb ik echt geleerd. Niet te verzuipen in hoofdlijnen, maar oog houden voor de dagelijkse dingen.”

Altijd bereikbaar

Samen met collega’s zoekt hij naar oplossingen om de verbinding te houden. Elke dag staat in zijn open agenda op welke locatie hij is. “Ik ben altijd bereikbaar, ook ’s avonds en in de weekenden. Marlies Emmelot, de coördinator, ook. Je kan ons altijd bellen en we bellen ook altijd terug.” Op de meldkamer neemt hij echt de tijd: zitten, koffie en horen wat er speelt. En om verbonden te blijven, maken ze wekelijks een korte videoboodschap voor alle medewerkers. “Zodat je toch laat zien: ik ben er nog steeds.” Nick werkt bewust aan zichtbaarheid. “Ik werk flexibel op locatie in Hilversum én Lelystad, om aanspreekbaar te zijn voor alle drie de veiligheidsregio’s. Werkoverleggen en WhatsAppgroepen zijn direct samengevoegd. Alles straalt uit: we zijn één team”.

Militaire precisie

Vandaag markeert de overgang: de fysieke samenvoeging van de meldkamers in Utrecht en Lelystad naar één Meldkamer Midden-Nederland op de hagelnieuwe locatie in Hilversum. “Dat doen we met militaire precisie in 240 stappen, allemaal strak gepland”, zegt Nick. Eerst gaan systemen als C2000 en alarmering over, terwijl de 112-meldingen nog binnenkomen op de oude locaties, maar al worden aangestuurd vanuit Hilversum. Daarna schuiven ook de intakeprocessen mee. Als alles meezit, duurt de volledige migratie zo’n acht uur. “We starten om zes uur ‘s ochtends. Bij grote incidenten pauzeren we, die moeten we eerst stabiliseren. Alles is getest, geoefend en voorbereid. Zelfs crisisscenario’s zijn doorgesproken.”

Samen doormaken

Het vertrouwen is groot. “Het personeel wíl echt. Ze willen gewoon naar Hilversum, en de techniek is betrouwbaar. We hebben geoefend, getest en er is geen twijfel meer of het doorgaat. De enige onzekerheid zit nog in: komt er een dusdanig groot incident dat het impact heeft op de migratie?”. Voor die situatie is er een fallback: meldkamer Apeldoorn. “Vroeger waren Utrecht en Lelystad buddy’s. Nu we samenvoegen, hebben we Apeldoorn als uitwijklocatie. Ook dat is van tevoren getest en klaargezet.” Toch blijft het spannend. “Iedereen heeft vakbekwaamheidsdagen gevolgd, is op locatie geweest bij bijzondere objecten in Utrecht en in Lelystad, ook Lelystad Airport en heeft instructiedagen gehad over waterongevallen- en natuurbrandbestrijding. Ook kregen ze een verplichte opleidingsdag op de nieuwe meldkamer om te wennen aan hun nieuwe werkplek. En toch: het blijft spannend. ‘Hoe gaan straks de alarmeringen? Hoe werkt de inzet van eenheden uit andere regio’s? Hoe verloopt de communicatie?’ Die spanning is logisch. En sommige dingen moet je gewoon eerst samen doormaken.”

Steeds stiller

Vandaag draait het team met dubbele bezettingen op drie locaties. Iedereen is in dienst. “We proberen met één team de migratie af te ronden, maar het kan zijn dat we moeten wisselen met de late dienst. Die start direct op in Hilversum”, legt Nick uit. Letterlijk alles gaat mee: kabels, systemen en processen. “Op een gegeven moment wordt het steeds stiller in Utrecht en Lelystad. Tot het laatste proces over is. Dan volgt op beide locaties nog één laatste alarmering aan de kazernes. En dan is het klaar. Sluiten en uit.”