Sinterklaasintocht 2024 in Vianen: de multidisciplinaire voorbereiding van de VRU

“We hebben als VRU voor de Sinterklaasintocht in Vianen een werkgroep in het leven geroepen”, vertelt Bram. “We adviseren natuurlijk bij heel veel evenementen, maar als de risico's en het profiel van een evenement dusdanig groot of bijzonder zijn, zetten we er een VRU-brede werkgroep op. Met de werkgroep zorgen we voor de coördinatie en preparatie op het gebied van crisisbeheersing, brandweerzorg en geneeskundige hulpverlening. En dat doen we uiteraard in nauwe samenwerking met onze VRU-collega’s van risicobeheersing, de gemeente Vijfheerenlanden, de politie, de eventorganisator en andere partners.”

“We hebben niet zwart-wit op papier staan wanneer we wel of niet zo'n werkgroep opzetten”, vult Bianca aan. “We bekijken per evenement wat de risico's zijn, hoeveel impact het event heeft en hoe zichtbaar het is. Op basis daarvan adviseren wij het MT Crisisbeheersing, waar vervolgens een besluit wordt genomen. In dit geval is zo'n werkgroep de juiste keuze. Er komen duizenden mensen op af en het wordt live op tv uitgezonden, met ongeveer drie miljoen kijkers. We hebben te maken met een kwetsbare doelgroep, namelijk gezinnen met kleine kinderen. Daarnaast zijn er risico's in de fysieke omgeving: er wordt gewerkt op en vlak bij het water en de binnenstad van Vianen bestaat uit veel smalle weggetjes.”

Liaisons

“In het Veiligheidsteam van het evenement sluit per discipline een liaison aan”, vertelt Frank over deze manier van werken. “Zij zijn dé schakel tussen de organisatie van het evenement en hun achterban. Als geen ander kunnen zij de risico's wegen en uitdenken wat er moet gebeuren als de situatie spannend wordt. Via hen stroomlijnen we alles als er wat gebeurt. Die liaisons hebben dan ook een belangrijke rol richting de meldkamer en de calamiteitencoördinator. Bijvoorbeeld om te voorkomen dat bij een inzet van hulpdiensten op tv allerlei zwaailichten te zien zijn. Doordat de liaison over zoiets nadenkt en schakelt met de collega's van de meldkamer, kunnen zij in de aansturing van de hulpdiensten dat soort zaken voorkomen. ”

“Het is niet de eerste keer dat we dit doen, gelukkig hebben we als VRU veel ervaring”, zegt Hanin. “We hadden het bezoek van de Koningin tijdens Koninginnedag in 2012, Koningsdag in 2019 en de Passion afgelopen jaar in Zeist. Maar ook in voorbereiding op de start van grote wielertochten, de Vuelta en de Tour de France, werkten we op deze manier. En daar hebben we goede ervaringen mee. Het is ontzettend belangrijk dat zulke evenementen multi, dus met liaisons vanuit verschillende disciplines wordt aangevlogen. En ‘onze’ liaison heeft daarbij niet alleen een rol richting de GHOR, maar ook richting onze partner de RAVU, de ambulancedienst.”

Zorgcontinuïteit

“Voor ons als GHOR heeft de zorgcontinuïteit de hoogste prioriteit”, vervolgt Frank. “Kan alle zorg nog worden verleend, met alle beperkingen op dat moment in de stad? Bijvoorbeeld met alle wegen die zijn afgesloten. Wie informeert zorgpartners daarover? Hoe zorgen we dat een huisarts een belangrijk huisbezoek gewoon kan brengen? En dat wijkverpleegkundigen hun werk kunnen blijven doen? Als GHOR adviseren we de gemeente alle partners hier echt goed in mee te nemen. Want er komt veel bij kijken. Ik weet nog van de Passion in Zeist dat een verzorgingstehuis dicht bij het evenement stond. Hoe gaat dat dan met bevoorrading van zo'n tehuis als alles is afgezet? Ook over dat soort zaken denken wij mee.”

Effectieve en efficiënte brandweerzorg

“De rol van de brandweerliaison lijkt hier heel erg op”, sluit Gijsbert aan. “Zowel in de werkgroep als in de liaisonfunctie zorgen we dat de brandweerzorg ook tijdens zo'n groot evenement op de meest effectieve en efficiënte manier kan worden uitgevoerd. Dat gaat dan bijvoorbeeld over het maken van afspraken rond wegafsluitingen: hoe krijgen we als het nodig is onze eenheden op locatie? Daarnaast leveren we input voor de risicoanalyse bij dit event, want er zitten ook echt ‘roodgekleurde’ risico's aan. En op basis van de risicoanalyse en alle informatie die we hebben over zaken als bereikbaarheid en de impact van getroffen maatregelen, brengen wij vanuit de multi-werkgroep een advies uit aan ons Brandweer-MT.

Voor de intocht adviseren we bijvoorbeeld om op de dag zelf een bepaalde periode brandweerpost Vianen te ‘kazerneren’. Dit betekent dat de brandweervrijwilligers dan niet worden opgepiept, maar al fysiek aanwezig zijn om direct uit te rukken. Met alle voertuigen, inclusief de boot en oppervlakteredders. De boot zal tussen 10.00 en 14.00 ook daadwerkelijk in het water zijn. Alles om tijd te besparen als er wat gebeurt. De liaison heeft hierbij een belangrijke rol. Die stemt met de organisatie en de meldkamer af wat de beste routes zijn. De liaisons zitten tijdens de intocht ook fysiek bij de organisatie. Om snel te schakelen als de organisatie meldingen krijgt die invloed hebben op ons, of als wij via de meldkamer meldingen krijgen die invloed hebben op de organisatie.”

Goede samenwerking

“Dit is natuurlijk een feest, maar op deze manier zijn we klaar voor het onverwachte”, geeft Bram aan. “Op het moment suprême wil je een goede informatiepositie hebben en niet het wiel nog moeten uitvinden. Daarom leveren we een aantal producten op, waarvan het Multidisciplinair Coördinatieplan een belangrijk resultaat is. Met twee laatste bijeenkomsten zorgen we dat we echt klaar zijn. Tijdens een zogenaamde ‘table top’ komen we met alle partijen samen om scenario's te doorleven en te kijken of onze plannen die op papier staan ook echt werken. En vlak voor de intocht hebben we nog een multidisciplinaire briefing, waarin we extra de diepte in gaan”. Bianca: “Het is fijn dat de evenementorganisator, Vinke Vision, hier allemaal nauw bij is betrokken. Bij Koningsdag in Amersfoort werkten we al eerder met hen samen en we kennen de gezichten. Het zijn echte professionals op het gebied van evenementenveiligheid.”

“En dat helpt enorm”, besluit Hanin. “Ze hebben bijvoorbeeld een crowdmanagementplan dat tot achter de komma is doorgerekend. Dat is mooi om te zien en fijn mee samenwerken. Hun beginplan is voor veel organisaties het eindplan, leert de ervaring. Ze huren ook de juiste partijen in, die hier ervaring in hebben en ook de zorgkant zeer serieus nemen. Dus we hebben een goed gevoel over de intocht.” Frank sluit zich daarbij aan: “Inmiddels zijn we als VRU dit soort evenementen wel gewend, het is voor ons niet gek als zo’n aanvraag binnenkomt. Het is ook mooi om te zien dat een Veiligheidsregio Zeeland, waar de Passion volgend jaar wordt georganiseerd, bij ons op de lijn komt om van ons te leren. Wij doen dat weer bij andere regio’s, om hun ervaringen met de Sinterklaasintocht te horen. Zo doen we als veiligheidsregio’s bij elkaar inspiratie op.”