Op weg naar een sterke crisisorganisatie
Het Operationeel Kernteam permanent (OKT-p) zit in de eerste fase van voorbereiding en onderzoek. Wat doet een crisismanager in deze fase waarin nog geen crisis wordt opgepakt? “We bouwen een huis en leggen het fundament, maar kunnen er nog niet wonen”, vertelt Stef Hanken. Samen met Nienke van Walbeek zijn zij de eerste Crisismanagers van het OKT-p.
Nienke legt uit: “Als manager van een crisisteam ben je in een crisisfase verantwoordelijk voor de inzet, operatie en de effecten daarvan. Je biedt oplossingen en legt bijvoorbeeld contact met bevoegd gezag om hen te informeren en positioneren. Daar is nu bij het OKT-p nog geen sprake van. We zijn crisismanager, maar hebben in deze fase meer de rol van kwartiermaker.”
“Het OKT-p ontwikkelt zich in fasen, waarbij de eerste maand gericht was op kennismaking en het helder krijgen van de verwachtingen binnen het team”, vertelt Stef. “Nu volgt de volgende stap: het structureren van overleggen en werkwijzen, als opmaat naar een effectieve crisisorganisatie. In deze eerste implementatiefase richten we ons op de werkwijzen voor voorzienbare inzetten en later ook langdurige crisis. Pas in volgende fases komen daar andere typen crises bij. Het team is nieuw en de bezetting is anders dan in de huidige tactische crisislaag. Het is aan ons team om een werkbare samenwerking voor het OKT-p vorm te geven. De wekelijkse bijeenkomsten op maandag en donderdag zorgen nu voor een ritme, een structuur waarin plenaire sessies en werksessies elkaar afwisselen.”
Lessen uit eerdere crisissen
De ervaring met de Coronacrisis laat het belang zien van continuïteit, aflossing en het beter inrichten van personeelszorg. “We willen goed ingespeeld zijn op elkaar. Een duidelijke structuur, afspraken over documentatie en overdracht zorgen ervoor dat teamleden elkaar gemakkelijk kunnen vervangen, waarbij het proces leidend is en niet de persoon.” vertelt Stef.
Toekomstbeeld
“De komende periode draait om het zorgvuldig meenemen van betrokkenen in de transitie van de huidige crisisorganisatie naar een nieuwe werkwijze. Het is belangrijk om elkaar op te blijven zoeken en met elkaar in gesprek te blijven. De hele fasering is bedoeld om niet overhaast te werk te gaan.” vertelt Stef. “We hebben elkaar nodig om goed voorbereid te zijn. We willen uiteindelijk de uitgestoken hand kunnen bieden aan gemeenten en andere partners.
“We willen er samen zo goed in worden dat we routinematig en vanuit rust en regelmaat complexe casussen aankunnen. Het doel? Een crisisorganisatie die al voor de crisis uitgaat, ondersteunt en coördineert, zodat partners zich kunnen focussen op hun kernkwaliteiten.”