Elyse: “Ik zorg ervoor dat we allemaal in dezelfde film zitten”
Bij rampen en crisissituaties denken we vaak aan de zichtbare hulpdiensten zoals brandweer, politie en ambulance. Maar er is ook een cruciale rol weggelegd voor de informatiemanager, iemand die achter de schermen alles coördineert en ervoor zorgt dat alle partijen goed geïnformeerd zijn. We spraken met informatiemanager Elyse Neleman over haar werk, ervaringen en uitdagingen. Ze kwam recent in actie toen de parkeergarage in Nieuwegein instortte.
“Toen de parkeergarage in Nieuwegein instortte, lag al in bed toen ik gebeld werd. Normaal gesproken gaat mijn pieper en kom ik in actie. Maar dit keer had ik een extra voorsprong. De CaCo (Calamiteiten Coördinator) was op zoek naar de Hoofd Officier van Dienst (HOvD) maar belde mij per ongeluk. Daardoor was ik eerder op de hoogte. Ik besteedde de extra minuten goed en begon vast met informatie checken zodat ik meteen geïnformeerd en wel in de auto kon springen toen mijn pieper ging. Als informatiemanager word ik opgeroepen vanaf GRIP 1 en mijn werk is vooral gericht op het creëren van een overzichtelijk beeld van de situatie. Kort gezegd, ik zorg ervoor dat we allemaal in dezelfde film zitten en hetzelfde scenario volgen.”
De juiste vragen stellen
"Als ik ter plaatse om is eerste stap is altijd mijn laptop inpluggen en de geografisch informatiemedewerker vinden, die letterlijk beeldmateriaal verzamelt. Vervolgens zoek ik buiten de mensen op die mij kunnen helpen. In Nieuwegein was dat vooral de brandweer, omdat het om een instorting ging. Ik stel me dan voor aan de leider CoPI en vraag naar zijn prioriteiten. In dit geval waren de vragen: 'Is de rest van de garage stabiel?' en 'Liggen er nog mensen onder?' Mijn taak is dan om de juiste mensen te vinden die deze vragen kunnen beantwoorden en dit vast te leggen in notulen en actie- en besluitenlijsten."
Duidelijkheid scheppen onder tijdsdruk
"Het is cruciaal dat iedereen over hetzelfde praat. Onder tijdsdruk gaat het vaak snel en kunnen zaken onduidelijk zijn. Ik ben er scherp op dat er daadwerkelijk gebeurt wat de bedoeling is en dat we helder communiceren. Bijvoorbeeld, als de brandweer het heeft over 'slachtoffers', bedoelen zij vaak de mensen die zij redden, terwijl de ambulance 'gewonden' bedoelt. Iedereen heeft zijn eigen processen en aannames, en ik zorg voor duidelijkheid."
“"Het is cruciaal dat iedereen over hetzelfde praat."”
Goed beeld neerzetten
De instorting van de garage in Nieuwegein had veel aandacht van de pers en was een groot incident. Toch was het vanuit Elyse’s rol bezien geen complex incident. "Het klinkt misschien gek, maar toen ik de informatie kreeg dacht ik meteen: dit is qua informatiemanagement een relatief eenvoudig incident. Een instorting blijft in principe stabiel, in tegenstelling tot een brand die constant verandert. Het ging hier om één keer goed het beeld neerzetten en de vragen beantwoorden die nodig waren. Vanuit mijn rol was het een overzichtelijk incident, al had het natuurlijk grote impact voor betrokkenen en partijen zoals het ziekenhuis. Dat wil ik absoluut niet bagatelliseren. Maar als informatiemanager was het goed te doen."
Samenwerking tussen de verschillende hulpdiensten?
Als informatiemanager werk je samen met veel verschillende hulpdiensten en partijen, zeker als het om een groot incident zoals een instorting gaat. "De samenwerking in Nieuwegein was uitstekend”, vertelt Elyse. “We werken vaak samen met vaste partners zoals de ambulance, bevolkingszorg en politie. Nieuw voor mij was de intensieve samenwerking met het ziekenhuis als partner. Het was interessant om te zien hoe hun crisisbeheersing in elkaar zat en wie welke rol had. De ambulancedienst was klein vertegenwoordigd omdat er geen slachtoffers waren, maar ze boden wel meteen hulp aan en deden een stap terug waar nodig. Het samenwerken verliep heel natuurlijk."
In actie
De taak van informatiemanager is een pikettaak. Dat betekent dat het een taak is die je naast je gewone werk uitvoert. "Ik ben lange tijd brandweervrijwilliger geweest in Woerden en werkte bij de VRU (Veiligheidsregio Utrecht) als centralist en daarna in verschillende rollen. Ik vind het leuk om in actie te komen, dus deze pikettaak past goed bij mij. We draaien piketdiensten van een week en per jaar heb ik negen weken dienst. Het komt niet vaak voor dat er GRIP-situaties zijn in deze regio, dit jaar ben ik al twee keer opgeroepen dus de afgelopen tijd ben ik relatief vaak in actie gekomen."
"Het leukste vind ik deel uitmaken van de acute zorg, de adrenaline als de pieper gaat, de spanning en het samenwerken met verschillende partners. Ik kan me overal een beetje mee bemoeien en hoor standpunten van allerlei kanten, dat maakt het interessant.”