Managementassistent

Wat ga je doen?

Als managementassistent maak je deel uit van een hecht team van collega managementassistenten en afdelingssecretaressen. Samen zorgen we voor een soepele ondersteuning van het directieteam en het managementteam. We stemmen onderling goed af, vangen pieken op en nemen elkaars taken over waar nodig. Collegialiteit, flexibiliteit en samenwerking vormen de basis van onze manier van werken. 

In jouw rol ben je een vast aanspreekpunt binnen de organisatie voor je eigen portefeuille. Je beheert complexe agenda’s en plant afspraken met zowel interne collega’s als externe (bestuurlijke) relaties. Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor door agenda’s op te stellen, stukken te verzamelen en te versturen en zorgt dat alles organisatorisch goed geregeld is. Verder hou je overzicht, signaleert knelpunten en zorgt dat informatie compleet, actueel en op het juiste moment beschikbaar is voor alle betrokkenen. 

Je voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving en schakelt moeiteloos met uiteenlopende stakeholders, zoals gemeenten en ministeries, om zaken goed en tijdig geregeld te krijgen. Met jouw heldere communicatie en gevoel voor verhoudingen draag je bij aan een professionele en betrouwbare ondersteuning, waarmee je echt het verschil maakt voor het management en de organisatie als geheel.

Wie ben jij?

Jij bent een echte organisator: gestructureerd, nauwkeurig en met oog voor detail. Je weet het overzicht te bewaren, zelfs als er meerdere deadlines tegelijk spelen. Je bent zelfstandig, neemt initiatief en ziet uit jezelf wat er moet gebeuren. Je wacht niet tot iemand je iets vraagt, maar bent juist iemand die vooruitdenkt en anticipeert. 

Je staat stevig in je schoenen en in je communicatie ben je helder en professioneel. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende mensen en niveaus binnen én buiten de organisatie. Daarbij ben je niet alleen duidelijk, maar ook toegankelijk en oprecht geïnteresseerd. Je hebt een spontane en prettige manier van contact maken, maar weet ook wanneer discretie en integriteit gevraagd zijn. Je bent jezelf, en juist die echtheid maakt jou van waarde voor ons team. Daarnaast vind je het ook echt leuk om als team samen te werken. Wij zorgen samen voor de hele directie en het managementteam dus we moeten ook op elkaar kunnen steunen. 

Flexibiliteit zit in je manier van werken: je kunt goed omgaan met veranderende prioriteiten en springt moeiteloos bij wanneer dat nodig is. Je past je planning aan als de situatie daar om vraagt en werkt graag samen in een hecht team waarin je fungeert als elkaars achtervang. 

Verder is het belangrijk dat je:

• minimaal mbo werk- en denkniveau hebt;
• relevante ervaring als managementassistent hebt, bij voorkeur in een complexe, dynamische (bij voorkeur bestuurlijke) omgeving;
• beschikbaar bent om minimaal 2 dagen per week op locatie te werken, waarvan de dinsdag een vaste kantoordag is, de andere dag(en) in onderling overleg met het team. 

Wij bieden je...

Een functie voor 36 uur per week waarin je met collega’s concrete resultaten boekt en eigen initiatief neemt. We bieden een werkomgeving waarin flexibiliteit, vertrouwen en ontwikkeling centraal staan. Met daarnaast:

• Aanstelling: je start met een contract voor de duur van 12 maanden. Bij goed functioneren wordt dit omgezet in een vaste aanstelling.
• Salaris: minimaal €2.752 tot maximaal €3.974 bruto voor 36 uur per week (schaal 7). Inschaling is afhankelijk van je opleiding en ervaring.
• Individueel keuzebudget: 18,63% over je jaarsalaris. Dit budget bestaat onder andere uit je vakantiegeld en een eindejaarsuitkering. Je kunt op elk moment bepalen of je dit budget inzet voor o.a. extra verlof, uitbetaling of opleidingskosten.
• Ontwikkeling: bij de VRU krijg je de kans om te groeien. We investeren in opleidingen, coaching en doorgroeimogelijkheden, zodat jij jezelf kunt uitdagen en ontwikkelen. We zijn een lerende organisatie, altijd op zoek naar manieren om te verbeteren en te innoveren.
• Flexibele werktijden: de werkzaamheden die je doet, bepalen waar en wanneer je aan het werk bent. Dat kan op het Provinciehuis in Utrecht zijn, op één van onze brandweerposten of thuis. Hiermee kun je werk en privé goed combineren.
• Verlof: op basis van een 36-urige werkweek ontvang je 187,2 uur verlof.
• Overige arbeidsvoorwaarden: Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding, pensioen via ABP, collectieve aanvullende ziektekostenverzekering.

Wil je méér betekenen? Naast je gewone werk kun je bijdragen aan veiligheid in de regio via crisisbeheersing (piket), als brandweervrijwilliger of bij tijdelijke projecten. Wij zorgen voor je opleiding en begeleiding.

Wij zijn de Veiligheidsregio Utrecht

Bij de Veiligheidsregio Utrecht werken we elke dag aan een veiligere en veerkrachtigere samenleving. Of je nu branden blust, meldingen coördineert, beleid ontwikkelt of ondersteunende processen faciliteert, jouw werk doet ertoe. We geven je vertrouwen en de ruimte om initiatief te nemen. We werken samen, versterken elkaar en bouwen samen aan innovatieve oplossingen. Vertrouwen is de basis: je staat er nooit alleen voor.

Werken bij ons betekent een dynamische werkomgeving met veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid. Je komt te werken binnen het team Support van de VRU, onderdeel van de afdeling Facilitair en Inkoop. Het supportteam bestaat uit twee onderdelen: het managementsupportteam en het contactbureau.

Het managementsupportteam bestaat uit 8 collega’s die samen zorgen voor een professionele en soepele ondersteuning van het management. Geen dag is hetzelfde: je beweegt mee met de dynamiek van de organisatie en weet daarin overzicht en rust te brengen.

Interesse?

Solliciteer vóór donderdag 28 mei via de button hierboven. 

De eerste gespreksronde vindt plaats dinsdag 2 juni. We willen je vragen hier rekening mee te houden. Mochten we de perfecte kandidaat eerder tegenkomen, dan starten we al direct met de kennismakingsgesprekken. Wacht dus niet te lang met solliciteren! 

Wil je meer weten over de functie? Neem dan contact op met Rita Hollander, Teamleider team Support, via e-mailadres: r.hollander@vru.nl of via telefoonnummer 088-878 3760   

Goed om te weten

Bij de Veiligheidsregio Utrecht geloven we in de kracht van verschil. We zijn volop in beweging om een organisatie te worden waarin iedereen zich thuis voelt en zichzelf kan zijn. Wat je achtergrond, identiteit of overtuiging ook is: jouw talent telt.

Deze vacature is gelijktijdig intern en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid krijgt de interne kandidaat voorrang.

De aanvraag Verklaring omtrent het gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van deze selectieprocedure

Door te solliciteren geef je de VRU toestemming voor het verwerken van jouw gegevens. In onze privacyverklaring staat hoe wij zorgen dat jouw gegevens veilig en gericht verwerkt worden.

Wij zijn de VRU. Wij dragen bij aan veiligheid. Elke dag weer, steeds beter.