Een van de grootste, leukste en meest bekeken Nederlandse evenementen is zonder meer Koningsdag. Dit jaar is Amersfoort de gastheer van de jarige koning Willem-Alexander en zijn familie. Uiteraard vergt een soepel verlopend feest een goede voorbereiding. Zo goed dat medewerkers op de dag zelf alleen maar hoeven toekijken. De VRU én de partners weten zeker dat dat gaat lukken.

‘Wij, Amersfoort’ staat er op het logo voor Koningsdag. Het moet saamhorigheid uitstralen en dat is precies wat ook de organisatoren van de dag voor ogen hebben. Marjolijn de Jong is projectleider Koningsdag vanuit de VRU. Ze werkt samen met Informatiemanager Erik van Borkulo en natuurlijk met de projectleider Veiligheid Koningsdag van de gemeente Amersfoort Suzanne Robijn. Als ze het over één ding roerend eens zijn dan is het wel dat het vooral een feest moet worden. "Iedereen heeft er echt ontzettend veel zin in", zeggen De Jong en Robijn. "Er hangt een fijne sfeer en dat werkt prettig."

Toch anders

Het enthousiasme om van Koningsdag een gezellig feest te maken overheerst, ondanks de aanzienlijke taak om ervoor te zorgen dat dit ook zo veilig mogelijk gebeurt. Daar begint het wij-gevoel al. De Jong: "We hebben in het najaar gehoord dat Amersfoort uitgekozen was om deze 27e april te organiseren. Dat betekent dat we vanaf dat moment keihard aan de slag gaan om dit nationale feest perfect te regelen. We hebben natuurlijk vaker te maken gehad met grote evenementen. In Utrecht hebben we de organisatie van Koninginnedag al eens gedaan en we hebben de aftrap van de wielerrondes Giro d’Italia en Tour de France gedaan. Amersfoort heeft The Passion gehad: een enorm spektakel én het wordt op tv uitgezonden. Maar toch is dat anders dan dit. Hier hebben we te maken met veiligheidseisen vanuit het Rijk. We moeten een uitgebreide risicoanalyse maken. Daarbij houden we ook rekening met calamiteiten."

Risico’s

De laatste jaren denken velen dat het bij risico’s gaat om aanslagen, maar daar draait het niet alleen om. De risico’s op brand, een ongeluk, enorm grote drukte, paniek in een menigte of extreem weer zijn ook reëel en moeten behapbaar zijn. "We werken om die reden nauw samen met politie, defensie, de NS, Prorail en de organiserende gemeente", zegt De Jong. "We weten wat er op dat moment op het spoor gebeurt. Het verkeer in de stad wordt in andere banen geleid. De binnenring van de stad wordt afgesloten. Je moet echt aan alles denken. Hulpverleners moeten zich binnen afzettingen bevinden, maar ook snel naar buiten kunnen gaan."

Nautisch plan

Gelukkig hoeft niemand het wiel opnieuw uit te vinden. Er is altijd contact met de gemeente die verantwoordelijk was voor de organisatie in het voorgaande jaar. Daar horen alle betrokkenen de tips en tops van. Er is een evenementenbureau betrokken die de Koningsdag vaker heeft georganiseerd. Alle betrokkenen hebben nauw overleg met hen. De gemeente blijft eindverantwoordelijk voor alles wat binnen de gemeentegrenzen gebeurt. Dat betekent dat de burgemeester van Amersfoort ook alle vergunningen afgeeft. Suzanne Robijn: "Bij elke vergunningaanvraag moeten bijlages zitten die laten zien dat er gedegen onderzoek is gedaan. Omdat het centrum van Amersfoort verschillende grachten kent, moet er bijvoorbeeld ook een nautisch plan liggen. In feite moeten we ervoor zorgen dat we niets aan het toeval overlaten. Er staan schermen op strategische locaties zodat mensen die niet dichtbij de koninklijke familie kunnen komen, toch alles kunnen volgen. Je moet zorgen voor genoeg EHBO-posten bij erg warm, maar ook erg regenachtig weer."

Geen toeval

Voor de informatiestromen voorafgaande aan Koningsdag én op de dag zelf is informatiemanager Erik van Borkulo betrokken. Hij interpreteert vooral allerlei gegevens die binnenkomen. "Dat kan echt van alles zijn. Van grotere aantallen bezoekers dan verwacht tot aan het uitvallen van het mobiele netwerk. We bekijken wat de signalen in de maatschappij zijn. Denk ook extreem weer. Er kan helemaal niets gebeuren maar het kan zo maar omslaan. Echt niets wordt aan het toeval overgelaten. Wij zijn ervoor om alle gegevens die beschikbaar zijn goed te interpreteren en door te spelen naar de juiste partij."

Goede balans

Natuurlijk is er een parate crisisorganisatie, maar het is vooral de bedoeling dat het op Koningsdag zelf niet nodig is om in te grijpen. Suzanne Robijn: "Voor mij is het een geslaagd feest als de koninklijke familie het leuk heeft gehad samen met alle bezoekers. Als dus de voorbereidingen de vruchten hebben afgeworpen". "En als we een goede balans hebben kunnen vinden in de veiligheidsmaatregelen en ons beeld van alle activiteiten en bewegingen klopt zodat we knelpunten hebben zien aankomen", voegen Marjolijn de Jong en Erik van Borkulo daaraan toe. De crisisorganisatie blijft het erover eens dat de medewerkers het liefst op Koningsdag ‘op hun handen’ zitten en mee kunnen genieten van een prachtig feest.